پیگیری نامه های اداری در سیستم اتوماسیون اداری نگاه

:: پیگیری نامه های اداری در سیستم اتوماسیون اداری نگاه


عموما در یک سازمان یا شرکت نامه های زیادی وجود دارد که بصورت اطلاعی نیستند و نیازمند اقدام در تاریخ معینی می باشند. یکی از معضلات سازمان ها و شرکت ها خصوصا در بخش مدیریتی این نکته است که مدیر درخواست انجام کاری از زیر مجموعه خود تا تاریخ معینی را دارد ولی با توجه به شلوغب و پراکندگی امور روزانه ، هم خود و هم زیر مجموعه تحت امر ممکن است از انجام به موقع آن کار غافل شوند

به همین منظور در سیستم اتوماسیون اداری نگاه یک قابلیت بسیار عالی برای جلوگیری از مشکلات مشخص شده وجود دارد:

قابلیت "پیگیری "

با استفاده از این قابلیت کار ها ائم از نامه و پیام توسط فردی پیگیری شده و برای آن مهلت انجام تعیین میگردد.

در زمان پایان این مهلت اتوماسیون اداری نگاه بصورت هوشمند یک هشدار برای شخص پیگیری کننده و یک هشدار برای شخص موظف به انجام کار ارسال مینماید تا بطور کامل از اتمام کار مورد نظر توسط شخص پیگیری کننده اطمینان حاصل شود

یکی دیگر از نقات قوت نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه در این بخش این است که شخص پیگیری کننده میتواند یک نامه را بارها و بارها پیگیری مجدد نموده و هر باز جواب پیگیری خود را دریافت نماید تا اطمینان کامل از انجام کار حاصل شود و پس از اطمینان با زدن کلید "خروج از دور پیگیری" مهر تاییدی بر انجام صحیح و درست و به موقع کار مورد نظر زده است.

نرم افزار پیگیری نامه

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهپیگیری نامه های اداری در سیستم اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : پیگیری ,انجام ,اداری ,نامه ,اتوماسیون ,اطمینان ,اداری نگاه ,اتوماسیون اداری ,پیگیری کننده ,هشدار برای ,تاریخ معینی ,سیستم اتوماسیون اداری

دفتر تلفن در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه

:: دفتر تلفن در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه


اتوماسیون اداری نگاه بعنوان یکی از بهترین اتوماسیون های اداری موجود در کشور برای شرکت های کوچک و متوسط از قابلیت دفتر تلفن شخصی برای کاربران پشتیبانی می نماید. به این صورت که در این نرم افزار هر کاربر در محیط کارپوشه خود میتواند شماره تلفن های مورد نظر خود را ثبت نموده و در زمان نیاز با جستجوی پویا از بین کلیه آیتم های مورد نظر به تلفن های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کند .

همچنین مدیر سیستم میتواند در این بخش بصورت عمومی شماره تلفن هایی را ثبت نماید.شماره تلفن های عمومی برای همه کاربران اتوماسیون اداری نگاه قابل مشاهده می باشند.

نمای ظاهری بسیار ساده و درعین حال کاربرد بسیار مفید در این بخش باعث شده که کاربران رضایت بسیار مناسبی از این بخش اتوماسیون نگاه داشته باشند.

در زیر تصویر این بخش از اتوماسیون اداری نگاه را مشاهده می نمایید:

دفتر تلفن اتوماسیون اداری نگاه

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهدفتر تلفن در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : اتوماسیون ,تلفن ,اداری ,مورد ,کاربران ,شماره ,اتوماسیون اداری ,اداری نگاه ,شماره تلفن ,دفتر تلفن

قابلیت تعریف جانشین در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه

:: قابلیت تعریف جانشین در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه

در بسیاری از شرکت ها در فرآیند کاری مدیران ارشد و میانی سازمان با توجه به حساسیت و موقعیت شغلیشان افرادی را به عنوان جانشین خود در سازمان معرفی می نمایند تا در مواقع مورد نیاز این افراد بتوانند بجای شخص مدیر ، به امور رسیدگی نمایند.

طبیعتا یک سیستم اتوماسیون اداری باید بتواند این موضوع را نیز پوشش دهد. گروه نرم افزاری بایوتک نیز پس از دریافت بازخورد های کاربران این قابلیت را در بسته ی آپدیت 10.2 نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه قرار داده است.

بدین صورت که هر شخص پس از ورود به محیط کارپوشه الکترونیکی خود میتواند یک یا چند نفر را که در میان ارجاعات مجازش قرار دارند به عنوان جانشین انتخاب نماید ، با این کار شخص مورد نظر میتواند بجای وی اقدام به ثبت و شماره نمودن نامه ها نماید.

جانشین در اتوماسیون اداری

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهقابلیت تعریف جانشین در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : اداری ,اتوماسیون ,جانشین ,اتوماسیون اداری ,اداری نگاه ,افزار اتوماسیون ,عنوان جانشین ,افزار اتوماسیون اداری

نامه های مرتبط به هم ، پیوسته و پاسخ ها در اتوماسیون اداری نگاه

:: نامه های مرتبط به هم ، پیوسته و پاسخ ها در اتوماسیون اداری نگاه


عموما نامه های یک شرکت یا سازمان یا پاسخ به درخواست های برون سازمانی است(که بصورت نامه های صادره تهیه می شوند) و یا اینکه جوابیه درخواست های درون سازمانی میباشند(که بصورت نامه های وارده ثبت میگردند) حال نکته مهم اینجاست که در یک بایگانی اصولی و صحیح نامه های صادره و وارده مرتبط به هم در زمان بایگانی به یکدیگر سنجاق شوند.

نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه به منظور اینکه این فرآیند را تا حد امکان ساده نماید از گزینه بسیار کاربردی به نام کار های مرتبط بهره می برد. که بصورت بسیار سریع ، میتوان با استفاده از منوی جستجو نامه های مرتبط به هم را لینک نمود. برای این منظور فقط کافیست یک نامه را باز نموده ، روی دکمه "کارهای مرتبط" کلیک کرده و از منوی باز شده با انتخاب گزینه جستجو، نامه مرتبط را انتخاب و ثبت نمایید.

با اینکار در هر زمان به راحتی و بدون فوت وقت میتوان نامه های مرتبط به یک کار را مشاهده نمود.

نامه های مرتبط

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهنامه های مرتبط به هم ، پیوسته و پاسخ ها در اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : نامه ,مرتبط ,بصورت ,اداری نگاه ,اتوماسیون اداری ,بصورت نامه

مشاهده گردش نامه های اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه

:: مشاهده گردش نامه های اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه


یکی از مزیت های برجسته در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه قابلیت مشاهده گردش نامه های اداری در سازمان می باشد که از طریق آن بطور دقیق میتوان سیر گردش یک نامه در سازمان و ارجاعات و پاراف های صورت گرفته را مشاهده نمود.

به کمک این قابلیت به سادگی میتوان مشاهده نمود که یک نامه اداری توسط پرسنل در چه وضعیتی (مشاهده شده ، دیده نشده ، بایگانی شده و ...) میباشد و همچنین پاراف ها و ارجاعات نامه مورد نظر در سیستم اتوماسیون اداری به چه صورت میباشد.

همچنین در اتوماسیون اداری نگاه میتوان از گردش کار یک نامه پرینت تهیه نمود.

در زیر تصویری از قابلیت گردش کار نامه اداری در سیستم اتوماسیون اداری نگاه را مشاهده می نمایید:

گردش کار نامه اداری

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهمشاهده گردش نامه های اداری در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : اداری ,نامه ,مشاهده ,اتوماسیون ,گردش ,نمود ,اتوماسیون اداری ,اداری نگاه ,نامه اداری ,سیستم اتوماسیون ,مشاهده نمود ,سیستم اتوماسیون اداری ,افزار

اقدامات انجام شده بر روی نامه های اداری

:: اقدامات انجام شده بر روی نامه های اداری

در یک سازمان یا شرکت ، نامه های اداری ائم از صادره و یا نامه های وارده ممکن است به چند یا چندین نفر از کارکنان ارجاع شود و هر یک از این کارکنان موظف به انجام کار خاصی برروی آن نامه باشند. در این میان نبود یک سیستم اتوماسیون اداری خوب باعث میشود که پرسنل و مدیران از اقدامات انجام گرفته برروی یک کار بی اطلاع مانده و یا پس از گذشت زمان ، فراموش کنند که چه اقداماتی برروی یک نامه انجام گرفته است

نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه یک بخش اختصاصی برای اقدامات نامه ها در اختیار کاربر قرار میدهد. که با این روش هر پرسنل میتواند اقدام صورت گرفته بر روی نامه را بصورت متن و فایل ضمیمه سوابق نامه نماید و سایر کاربران در زمان نیاز به سادگی به آن دسترسی پیدا می نمایند.

در زیر تصویر بخش اقدامات در اتوماسیون اداری نگاه را مشاهده می نمایید

لازم به ذکر است فرآیند انجام و مشاهده این بخش در اتوماسیون اداری نگاه به بهترین شکل ساده سازی و کاربردی شده است.

اقدامات نامه اداری

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهاقدامات انجام شده بر روی نامه های اداری
برچسب ها : نامه ,اداری ,انجام ,اقدامات ,اتوماسیون ,برروی ,اتوماسیون اداری ,اداری نگاه ,اقدامات انجام ,انجام گرفته

مکاتبات غیر رسمی اداری بوسیله ارسال پیام در اتوماسیون اداری نگاه

:: مکاتبات غیر رسمی اداری بوسیله ارسال پیام در اتوماسیون اداری نگاه

در یک سازمان یا شرکت که مجهز به سیستم مکانیزه ی نامه نگاری می شود همه رفتار های سازمانی الزاما نامه های رسمی و دارای شماره نمی باشند که در این جا یک سیستم اتوماسیون اداری خوب باید بتواند راه حل مناسبی برای ارتباط غیر رسمی کارکنان ارائه نماید.

این کانال ارتباطی عموما برای ارسال گزارشات درون سازمانی ، اطلاع رسانی های خاص و ... مورد استفاده قرار می گیرد.

اتوماسیون اداری نگاه برای این منظور از قابلیت ارسال ، دریافت ، بایگانی و دسته بندی پیام ها استفاده می نماید.

ارسال پیام در اتوماسیون اداری نگاه از طریق ورود به بخش مربوطه با توجه به مراحل زیر صورت می پذیرد:

1- انتخاب فرد یا افراد مجاز برای کاربر جهت دریافت پیام

2- تایپ موضوع

3- تایپ متن پیام

4- ثبت اولیه

5- الصاق نمودن فایل با هر فرمتی (درصورت نیاز)

6- ارسال پیام

7- پیگیری یک پیام و ایجاد مهلت پاسخ (درصورت نیاز)

دقت نمایید این بخش یکی از قسمت های بسیار ساده ، راحت و در عین حال کاربردی در اتوماسیون اداری نگاه می باشد.

در زیر تصویری از این قابلیت مشاهده می نمایید:

ارسال پیام در اتوماسیون اداری


منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهمکاتبات غیر رسمی اداری بوسیله ارسال پیام در اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : پیام ,اداری ,اتوماسیون ,رسمی ,اتوماسیون اداری ,اداری نگاه ,ارسال پیام ,درصورت نیاز

قابلیت گفتگوی آنلاین (چت) در سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه

:: قابلیت گفتگوی آنلاین (چت) در سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه

یکی از مزایای بسیار مهم نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه زنده بودن و پویایی این محصول با توجه به آپدیت های دوره ای آن می باشد.

این نکته ارزشمند باعث شده که نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه در آپدیت 10.1 مجهز به قابلیت گفتگوی آنلاین (چت) در فضای اداری برای کاربران خود شود

بدین ترتیب پرسنل با بهره گیری از این قابلیت پر کاربرد میتوانند در سطح سازمان به گفتگو پرداخته و حجم استفاده از تلفن های داخلی بشدت کاسته می شود.

در زیر تصویر محیط گفتگوی آنلاین در نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه را ملاحظه می نمایید:

چت در سازمان

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهقابلیت گفتگوی آنلاین (چت) در سازمان با نرم افزار اتوماسیون اداری نگاه
برچسب ها : اداری ,اتوماسیون ,افزار ,آنلاین ,قابلیت ,گفتگوی ,افزار اتوماسیون ,اداری نگاه ,اتوماسیون اداری ,گفتگوی آنلاین ,قابلیت گفتگوی ,افزار اتوماسیون ا

هزینه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان

:: هزینه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان
یکی از مهمترین پارامتر هایی که در انتخاب یک سیستم اتوماسیون اداری مهم میباشد هزینه پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان میباشد
که به دو گروه هزینه های سخت افزاری و نرم افزاری تقسیم می گردد که بخش نرم افزاری تاثیر زیادی در هزینه های سخت افزاری دارد
در اینجا هزینه پیاده سازی اتوماسیون اداری نگاه را بررسی می کنیم:
هزینه های سخت افزاری :
یک دستگاه پرینتر (محدودیتی در نوع و مدل وجود ندارد)    قیمت تقریبی 3.000.000     ریال
یک دستگاه اسکنر (قابلیت پشتیبانی از پروتکل WIA)       قیمت تقریبی 3.000.000     ریال
یک دستگاه رایانه بعنوان سرور                                   قیمت تقریبی 12.000.000   ریال  (برای شرکت های بزرگ بسته به نیاز سرور نیاز است)
به ازای هر کاربر اتوماسیون یکدستگاه کامپیوتر معمولی     قیمت تقریبی 7.000.000     ریال  (قابلیت اجرای ویندوز xp یا بالاتر)

هزینه های نرم افزاری:
پکیج کامل مجموعه نرم افزاری اتوماسیون اداری نگاه:       قیمت         1.000.000   ریال
هزینه پشتیبانی نرم افزار در ازای هر یکسال:                 قیمت         500.000      ریال

* مبالغ فوق مربوط به زمان نگارش این متن (1394/07/17) میباشد.

* دقت نمایید بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری موجود در بازار علیرغم اینکه قیمتی چند میلیون تومانی در ازای خرید پکیج نرم افزاری به سازمان تحمیل می نمایند برای اجرا نیازمند سرور های با قیمت تقریبی 30 میلیون تومان نیز میباشند که بهتر است قبل از اقدام به خرید ، در خصوص سخت افزار های مورد نیاز نیز سوال گردد چرا که ممکن است برای یک شرکت کوچک پرداخت هزینه های چند ده میلیون تومانی مقدور نباشد.

* همواره همه اتوماسیون های اداری دارای فرآیند های از پیش تعریف شده ای هستند که بهتر است قبل از خرید حداقل یک دوره زمانی یکماهه برای تست کامل نرم افزار اتوماسیون اداری و مطابقت آن با فرآیند شرکت و سازمان از فروشنده دریافت گردد(اتوماسیون نگاه یکماه فرصت تست رایگان دارد).
اتوماسیون اداری نگاه
منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاههزینه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری در سازمان
برچسب ها : اتوماسیون ,هزینه ,افزاری ,اداری ,قیمت ,تقریبی ,اتوماسیون اداری ,قیمت تقریبی ,پیاده سازی ,هزینه پیاده ,ریالیک دستگاه ,سازی اتوماسیون اداری ,سیست

بایگانی و پوشه بندی نامه های اداری در اتوماسیون نگاه

:: بایگانی و پوشه بندی نامه های اداری در اتوماسیون نگاه


همواره سعی کرده ایم تا قسمتی از نرم افزار محبوب اتوماسیون اداری نگاه را مورد بررسی قرار دهیم و اینبار نیم نگاهی داریم به قابلیت بایگانی و پوشه بندی نامه ها در اتوماسیون اداری نگاه

همانطور که می دانیم در یک سیستم نامه نگاری اداری خواه بصورت دستی و سنی و خواه بصورت مکانیزه و سیستماتیک ، یکی از بحث های مهم و ضروری طبقه بندی و بایگانی نامه ها می باشد که به لطف وجود سیستم اتوماسیون اداری نگاه این مبحث نیزبصورت بسیار خوبی پوشش داده شده است

برای این منظور در اتوماسیون اداری نگاه با واژه "برچسب" روبرو هستیم ، برچسب ها در اتوماسیون نگاه را میتوان به زونکن ها در سیستم قدیمی تشبیه کرد

همانطور که بصورت دستی در سیستم اداری یک شرکت پرسنل برای بایگانی سوابق نامه های خود ، زونکن هایی از جمله "صورتجلسات" ؛ "نامه های شهرداری" ؛ "استعلام ها" ؛ "نامه های بانکی" و یا هر عنوان مورد نیاز خود را تهیه می نمایند در اتوماسیون اداری نگاه نیز با ایجاد برچسب ها ، زونکن های کاری ایجاد میگردند. در این سیستم، مدیر تعدادی زونکن پیش فرض تهیه می نماید ، که همه کاربران قادر به بایگانی نامه های خود در آن هستند. همچنین هر کاربر برای خودش و بصورت اختصاصی نیز میتواند زونکن های مورد نیاز را ایجاد و نامه های خود را طبقه بندی نماید

بدیهی استبا اینکار به بهترین نحو میتوان از طریق منوی جستجو در کمتر از چند ثانیه به سوابق قدیمی نامه ها دسترسی پیدا نمود.

بایگانی نامه های اداری

منبع : دانلود نرم افزار اتوماسیون اداری نگاهبایگانی و پوشه بندی نامه های اداری در اتوماسیون نگاه
برچسب ها : نامه ,اداری ,اتوماسیون ,بایگانی ,زونکن ,بصورت ,اتوماسیون اداری ,اداری نگاه ,بایگانی نامه ,مورد نیاز ,طبقه بندی